GANÁ DINERO! REINO es tu OPORTUNIDAD

PUNTO REINO >> CHAT ONLINE!

nota

¿Qué hace que una reunión sea efectiva?

Hay tres cosas que debemos en tener en cuenta para hacer que nuestras reuniones sean más efectivas:

  • En una reunión efectiva se logra el objetivo de la reunión.
  • Las reuniones efectivas ocupan una cantidad mínima de tiempo.
  • Los participantes salen con la sensación de haber logrado algo importante.

Seguí estos tres criterios básicos y el resultado será una reunión eficaz.

 

1. El objetivo del encuentro

Una reunión eficaz sigue un propósito útil. Esto significa que en ella se busca lograr un resultado deseado. Para que una reunión cumpla con este resultado u objetivo, este tiene que ser claro y preciso.
Con demasiada frecuencia, la gente organiza reuniones para hablar de algo sin considerar realmente lo que espera lograr.

¿Querés incorporar gente?
¿Querés explicar la Oportunidad Reino?
¿Estás comunicando una nueva promoción?
¿Estás planificando una capacitación?

Cualquiera de estos es un ejemplo de un objetivo de reunión. Antes de hacer cualquier planificación de una reunión, primero tenemos que enfocarnos en el objetivo.

Para ayudarte a determinar cuál podría ser el objetivo en tu próxima reunión, podés completar esta frase:

Al término de la reunión, quiero que mis líderes y expertas…

Una vez que tengamos nuestro objetivo claramente definido, podremos planificar el contenido de la reunión.

 

2. Uso del tiempo

El tiempo es un recurso importante, y nadie quiere que su tiempo se pierda.

A partir del objetivo de la reunión, todo lo que sucede en la propia reunión está encaminado a cumplir con dicho objetivo. Por lo tanto, si algo no lo hace es sobrante y no debería ser incluido.

Para asegurarte de cubrir sólo lo que necesita ser tratado lo que te sugerimos es crear una agenda. La agenda va a ser nuestro orden del día, y es a lo que vamos a referirnos a fin de mantener la reunión enfocada en los temas a trabajar y en el tiempo preestablecido.

Para preparar una agenda, es bueno tener en cuenta los siguientes factores:

  • Prioridades – Aquellos temas que absolutamente deben ser hablados. Ejemplo: Capaña Invita una Amiga.
  • Objetivo – ¿Qué es lo que queremos obtener o lograr con la reunión? Ejemplo: Que cada experta incopore al menos una amiga para la próxima reunión semanal.
  • Participantes – ¿Quiénes deben estar presentes para que la reunión sirva? (Líderes, expertas, personas incorporadas hace una semana, etc.)
  • Orden – ¿En qué orden vas a cubrir los temas?
  • Tiempo – ¿Cuánto tiempo va a requerir cada tema?
  • Fecha y hora – ¿Cuándo se llevará a cabo la reunión?
  • Lugar – ¿Donde tendrá lugar la reunión?

Con una idea de lo que debe ser cubierto y por cuánto tiempo, ya podemos ver la información que debe ser preparada de antemano a la reunión.

Por ejemplo: si se trata de una reunión para hacer una capacitación de producto, podemos pedirles a los participantes que vengan preparados con algunos productos de cosmética y el catálogo. Del mismo modo, si se está organizando un evento, cada participante podría tener un resumen de su progreso hasta la fecha para que estén al tanto.

Reuniones Efectivas Reino

Por otro lado, una gran manera de aumentar la participación y el interés de los participantes, es asignar responsables de algún tema a uno de los miembros. Esto podemos hacerlo indicando en la agenda, quién dirigirá la discusión o la presentación de cada tema (y por supuesto avisando con anticipación a los responsables de cada tema).

Utilizá la agenda como tu guía de tiempo. Cuando notes que el tiempo se acaba para un tema en particular, podés intentar apurar la discusión, o llevar la discusión a la toma de una decisión o asignarlo para otra reunión.

Un aspecto importante de la realización de reuniones eficaces, es que todo el mundo respeta el tiempo asignado. Por eso es importante comenzar la reunión a tiempo y no tener que gastarlo en volver a explicarles todo a quienes llegaron tarde.

También es importante dejar fuera de la reunión todas aquellas actividades que pueden ser resueltas en otro momento y por fuera de la reunión.

 

3. Los participantes salen con la sensación de haber logrado algo importante.

Una vez que tengas una agenda preparada, es necesario que la distribuyas a los participantes y obtengas su opinión, comentarios o aportes.

La realización de una reunión tiene que ser participativa desde el principio.

Tal vez hay algo importante que un miembro del equipo quiere agregar. Tal vez, asignamos demasiado tiempo para un tema en particular. Incluso puede haber algunos puntos que ya se hayan resuelto y no tenga sentido ponerlos en la agenda.
Cualquiera que sea la razón, es importante tener la opinión de los participantes de la reunión.

Una vez en la reunión, para garantizar la máxima satisfacción para todo el mundo, hay varias cosas que podés tener en cuenta:

  • Si ciertas personas están dominando la conversación, podemos pedir a los demás que comenten sus ideas.
  • Al final de cada tema en agenda, podés resumir rápidamente lo que se dijo y tomar nota sobre los próximos pasos a realizar, esto nos ayuda a asegurarnos de que todos entendieron lo hablado.
  • Está atenta a qué temas requieren más discusión.
  • Observá el lenguaje corporal, esto puede ser una buena herramienta para hacer un buen manejo de la reunión. Por ejemplo, si notas que las personas están cansadas o aburridas y se necesita hacer un corte para después continuar con más energías.
  • Asegurate de que las discusiones no se vayan de tema.
  • Hacé una lista de todas las tareas que se generan a partir la reunión.
  • Al término de la reunión, resumir rápidamente los próximos pasos y enviar un resumen de la reunión.

Este último punto es muy importante, ya que de esta manera podremos tener un mejor control y seguimiento de las cosas que deban hacerse durante la semana y que surgieron en la reunión. Por eso es importante no olvidarnos de asignar un responsable de tomar nota de todo lo que se va hablando durante la reunión.

Reunion Coordinadores De Reino

Algunos TIPS a tener en cuenta

Hacer una buena reunión requiere más que avisar a los participantes cuándo y dónde se hará. Las buenas reuniones necesitan estructura y orden.
Por eso es importante tener un objetivo en mente, con una agenda adecuada, y el compromiso para lograr la participación de los participantes durante todo el armado de la reunión.

Finalmente podés aprovechar el modelo de agenda de Reino para que lo uses en todas tus reuniones. Hacé click acá para descargarlo.

Para consultas podés escribirnos a capacitaciones@reino.com.ar.

¡Esperamos que puedas poner en práctica estos consejos en tu próxima reunión Reino!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *


*

PRODUCTOS
Catálogo online
Promociones
Lanzamientos
Acerca de los productos
Downloads
OPORTUNIDAD REINO
Incorporate Hoy
Tu Negocio Reino
Unite a Reino
Acerca de Reino
Laboratorio
FAQ
REINO NEWS
Punto REINO
Reino por el País
Eventos
Reino Blog
Capacitaciones
CONTACTO
0800 122 REINO (73466)
info@reino.com.ar

MÁS INFO?


Contactanos